一、各機關駐外機構會計事務之處理，除法令另有規定外，依本注意事項辦理。

二、本注意事項所稱駐外機構係指：

（一）外交部駐外機構。

（二）其他機關駐外機構。

三、會計年度之開始及終了，依預算法之規定。

四、各種公款除零用金外，均應以駐外機構名義存入駐地國庫代理銀行轉委託之代辦機構；如符合公庫法第十一條或第十四條規定者，可存入駐地信用卓著、殷實可靠之銀行，並報各該主管機關同意。

    各項支付款項，除小額款項以零用金支付外，其餘以開立支票付款為原則；支票之製發應由出納為之，支票之簽署除一人館外，應由二人以上共同簽署，辦理會計業務人員為當然簽署人。

    委託金融機構匯款或轉帳支付時，應參照前項開立支票之作業方式辦理。

五、會計及出納（或經理財物）業務應由駐外機構之職員分別擔任，如有特殊情形者，應專案陳報外交部或各該主管機關核准。

六、駐外機構經費尚未統籌運用前，其他機關駐外機構經費除人事費、內外互調及返國述職費用由各該主管機關辦理外，其餘業務費由各主管機關在分配數額度內通知外交部匯撥金額後，由外交部彙總匯撥外交部駐外機構轉撥，並併入外交部駐外機構經常性經費列其他支出-專項經費報銷。

外交部駐外機構收到經費後，應依據經費清單資料分別悉數轉撥其他機關駐外機構，並以預付款處理，其他機關駐外機構依經費核銷程序辦理，當月份經費應於次月十五日前檢附經核章之經費收支明細表，連同支出憑證裝訂成冊，送外交部駐外機構核轉外交部。

七、駐外機構之經費，分類如下：

（一）經常性經費：外交部按月匯撥之人事費、租金、辦公費、交際費、獎補助費及其他機關駐外機構併報銷之業務費，以及經外交部或各該主管機關規定併入指定月份經費報銷者屬之。

（二）專案經費：外交部及各主管機關執行特定計畫之專案核撥經費，並須專案報銷者屬之。

八、經常性經費不得將下月或下期經費提前支用，遇有賸餘時，得轉入下月或下期繼續支用，但以同一會計年度為限。年度終了或館長交接時，應辦理結算或結帳，其有超支情形者，應由可歸責之館長負之。

九、各項會計報告及憑證應在規定期限內結報，經常性經費於次月二十日前，專案經費於事畢應即結報。逾期未報送者列入駐外機構及相關人員之績效考核。

經常性經費報銷，為便於年度終了時確實結清當年度應付未付款項，每年十二月份經常性經費報銷，得展延至次年三月二十日前結報。外交部應於次年六月二十日前完成當年度駐外機構經費之核結及賸餘經費之繳庫為原則。至次年一月份經常性經費報銷，亦得順延至三月二十日前結報。

經常性經費報銷之遞送，除另有規定必須備文者外，一律使用會計報告及憑證遞送單（附表一）。

十、會計報告之內容如下：

（一）平衡表：本表為表達駐外機構在某一時日資力（資產）及負擔（負債）之靜態會計報告。

（二）經費累計表：表達駐外機構在某一段期間內人事費、租金、辦公費、交際費、獎補助費、專項經費等經常費各科目之收、支及結餘情形。

（三）預付款明細表：表達截至當月底止預付款明細之報表。

（四）應付代收款明細表：表達截至當月底止應付代收款明細之報表。

（五）暫收款-應繳規費收入明細表：表達截至當月底之暫收且尚未繳納之規費收入明細之報表。

（六）預收款-專案經費明細表：表達截至當月底止預收之專案經費明細之報表。

（七）存出保證金［押金］明細表：表達截至當月底止存出保證金［押金］明細之報表。

（八）應付保管款-部撥押金明細表：表達截至當月底止應付保管款-部撥押金明細之報表。

（九）週轉金明細表：表達截至當月底止週轉金明細之報表。

（十）零用金明細表：表達截至當月底止零用金明細之報表。

（十一）部撥週轉金明細表：表達截至當月底止部撥週轉金明細之報表。

（十二）應收款項明細表：表達截至當月底止應收款項明細之報表。

（十三）應付款項明細表：表達截至當月底止應付款項明細之報表。

（十四）匯兌盈虧明細表：表達截至當月底止匯兌盈虧明細之報表。

（十五）資產負債淨額〔上年度預領經費〕明細表：表達截至當月底止資產負債淨額〔上年度預領經費〕明細之報表。

（十六）人事支出明細表：表達當月份人事支出明細及截至當月止結餘之報表。

（十七）業務支出-租金明細表：表達當月份業務支出-租金明細及截至當月止結餘之報表。

（十八）業務支出-辦公費明細表：表達當月份業務支出-辦公費明細及截至當月止結餘之報表。

（十九）業務支出-交際費明細表：表達當月份業務支出-交際費明細及截至當月止結餘之報表。

（二十）獎補助支出明細表：表達當月份獎補助支出明細及截至當月止結餘之報表。

（二十一）其他支出-專項經費明細表：表達當月份其他支出-專項經費明細及截至當月止結餘之報表。

（二十二）美金兌換明細表：本表用以表達當月份匯率之報表。

（二十三）現金明細表：表達當月份以現金收入及支出之報表。

（二十四）專戶存款-銀行存款明細表：表達當月份以銀行存款收入及支出之報表。

（二十五）銀行存款調節表：本表用以解釋每一銀行存款帳戶對帳單「結存金額」，與駐外機構帳面「銀行存款結存金額」發生差異原因之報表。

（二十六）各組經費收支明細表：凡每月併駐外機構經常費列其他支出-專項經費報銷之其他機關駐外機構經費，所應編送之收支明細表（附表二）

十一、駐外機構會計簿籍應設置日記簿：日記簿為序時簿之一種，所有財務收支及轉帳事項，均應依事項發生之時序登載之。

十二、駐外機構應按月結報經常性經費，並應編送下列各項報表及資料：

（一）會計報告及憑證遞送單

（二）會計報告：

1、經費累計表

2、日記簿

3、平衡表

4、銀行存款調節表（並附銀行存款對帳單影本）

5、匯兌水單

6、預付款明細表（每年六月及十二月改附預付款帳列數清理情形表）

7、預收款-專案經費明細表（每年六月及十二月改附預收款-專案經費帳列數清理情形表）

8、應付代收款明細表（每年六月及十二月改附應付代收款帳列數清理情形表）

9、應收款項明細表

10、應付款項明細表

11、現金明細表

12、匯兌盈虧明細表

13、人事支出、業務支出-租金、業務支出-辦公費、業務支出-交際費、獎補助支出等明細表

14、各組經費收支明細表（非經費統籌館處）

15、職務宿舍支出占辦公費收入明細表

（三）應編送其他報告：

1、非消耗品增加單

2、備用禮品控存表（含酒類）

3、支出憑證黏存簿（所附支出單據黏存單應依經費累計表內各項科目次序整理列報）

十三、會計科目代號、名稱及內容說明如下：

（一）資力（資產）科目：

1、110現金：駐外機構經管之當地幣現金及美金現金。

2、120銀行存款：駐外機構當地幣銀行存款及美金銀行存款。

3、130零用金：凡撥付額定零用金，以備零星支用之現金；駐外機構核定零用金額度不得逾外交部核定每月辦公費數額之半數。

4、140存出保證金〔押金〕：凡存出作保證用之款項，如押金等屬之。

5、170兌轉款：以美金兌換當地幣專用科目。

6、180週轉金：特殊業務所需週轉用款額。

7、190應收款項：凡已發生應收未收之款項。

8、700預付款：凡預付尚未實現之款項屬之。

（二）負擔（負債）科目：

1、預領經費：凡由外交部或其他機關核撥駐外單位經費尚未支用者屬之。

（1）100人事支出：

10001職員薪資：凡駐外機構職員，依現行待遇標準支給之薪俸。

10002雇員薪資： 駐外機構在預算員額內核准雇用之雇員，依現行待遇標準支給之薪俸。

10003房租補助費：駐外機構職員房租補助費。

（2）200業務支出-租金：包括館舍、職務宿舍租金及公務車停車位租金。

（3）300業務支出-辦公費：包括水電、通訊、文具、汽油費、雜役工資及雜項等支出。

（4）400業務支出-交際費：用以與駐在國（含兼轄國或地區）政、商、僑、學界連繫酬酢之用，分館長交際費、副館長交際費、首席館員交際費、館員交際費四項。

（5）600獎補助支出：凡對駐在國機構、團體或個人補（捐）助之支出，包括獎補助支出-支援專款及獎補助支出-其他。

（6）720其他支出-專項經費：其他機關駐外機構預算編列於外交部主管預算，其經費亦併駐外機構經費報銷者，或經外交部指示併入月份經費報銷之專項經費。

（7）900預收款-專案經費：凡由外交部及各該主管機關核撥之各種專案經費，並指示專案報銷者。

2、210暫收款-應繳規費收入：凡應繳交各種護照及簽證費、各項證明書費等之收入。

3、220資產負債淨額〔上年度預領經費〕：上年度預領經費轉入數。

4、230部撥週轉金：外交部撥借駐外機構墊付款項之用。

5、240應付保管款-部撥押金：外交部撥借駐外機構支付租用館舍、職務宿舍押金等之用。

6、250應付款項：凡已發生應付未付之款項。

7、260匯兌盈虧：匯兌盈餘以正數表示，虧損以負數表示。

8、800應付代收款：凡代收代付之款項。

十四、駐外機構與領務有關之各項行政規費收入，應依照駐外館處領事規費作業要點辦理。

十五、個人、企業、團體、機構或機關捐獻國家或用以舉辦國家各種事業之各項捐款或捐獻其他財物及有價證券，凡可以隨時變現者，其收支處理，應依公益勸募條例辦理。
國內外各機關轉發經費或私人委託保管款以及僑民遺產等款項均應分別入帳，每筆應詳細記載不得遺漏。

十六、公款存款之利息收入及各項預算外收入，應依規定專案報外交部繳庫。
各項退稅款之收入，除經常費在當年度之退稅收入得以「支出收回」方式處理外，以前年度經費支出之退稅收入及專案款項之退稅款等，均應依規定解繳外交部，不得挪移墊用。

十七、駐外機構之支出，應經館長核定，其因支出而取得之原始憑證，應由經手人黏貼於支出單據黏存單並核章後，送會計人員審核。

會計人員依相關規定審核支出憑證後，除零星支出以零用金支付外，應送請出納人員開立支票，出納人員將支票連同支出憑證移送會計人員核（簽）章，並據以登錄會計系統之日記簿，再轉陳館長（或其授權代簽人）分別於支票及支出單據粘存單簽章後，送交出納人員辦理支付。

      如駐地非使用支票支付款項，而委託金融機構匯款或轉帳者，應參照前項開立支票之作業方式辦理。

十八、會計人員應辦理之會計事務包括下列各項：

（一）各項收付憑證簽核。

（二）各項會計簿籍、報告編製及核簽（章）。

（三）會計簿籍報告、檔案、電腦貯存體及會計憑證保管。

（四）現金、財物、證券、票據稽核。

（五）銀行存款戶支票核簽。

（六）應收及墊付款項催收核結。

（七）會計業務文書擬辦及會核。

（八）採購事項監辦。

（九）薪俸津貼及工餉表冊核章。

（十）其他有關會計事務。

十九、會計憑證關係現金、票據、證券之出納者，非經會計人員簽名或蓋章，不得為出納之執行。對外之收款收據，應經會計人員之簽名或蓋章。

二十、各機關駐外機構支出憑證之處理，應依行政院訂定之政府支出憑證處理要點規定辦理。

二十一、凡罰款性質之支出，如：違規停車、滯納金等，均應由責任當事人負擔，不得以公款報支。

二十二、駐外機構經費均以美金、日圓、澳幣或歐元匯撥，如以前述以外之貨幣收入或支出，會計系統將自動折算為前述四種貨幣之ㄧ列報；每月經常性經費報銷應檢附當月份各次實際兌換當地貨幣之銀行兌換水單予以證明；如在自由市場兌換，應檢送經館長、會計、出納及經手兌換人簽章之兌換證明單，兌換證明單之內容，應包含兌出貨幣數額、兌入當地貨幣數額、折合率及兌換年月日等項目。

二十三、駐外機構應根據合法之憑證以「駐外機構會計系統」詳實登錄，其操作方式依駐外機構會計系統操作範例辦理。

二十四、會計人員於每月終了，應就公款之存款銀行對帳單結餘數、駐外機構帳載銀行存款結餘數及出納人員編製之銀行存款調節表，核對相關帳項，如有錯誤，應即處理。

二十五、各種會計憑證，應自總決算公布或令行日起，至少保存二年；各種會計報告、帳簿及重要備查簿，自總決算公布或令行日起，至少保存五年。但日報、月報之保存期限，得縮短為三年。其屆滿各該年限者，報經外交部或各該主管機關及審計部之同意後，依檔案法相關規定辦理銷毀。奉准銷毀文件，仍應抄存目錄備查。

        駐外機構為查閱參考而自行留存會計報告及原始憑證影本，得保存五年後自行銷毀。

二十六、會計資料採用電子化處理者，其電腦貯存體相關檔案之紀錄，視為會計簿籍。

        駐外機構各項會計檔案，包括會計憑證、會計報表、記載完畢之會計簿籍、電腦貯存體資料暨處理手冊，均應分年編號收藏，並編製目錄備查。

二十七、會計檔案遇有遺失、損毀等情事時，會計人員應陳報館長及外交部或各該主管機關，並由外交部或各該主管機關轉送行政院及審計部，非經審計部認為其對善良管理人應有之注意並無怠忽，且予解除責任者，應付懲戒。

二十八、會計人員對於不合法之會計程序或會計文書，應使之更正，不更正者，應以書面敘明不合法事由，陳報館長依法處理。

        前項不合法之行為，由於該駐外機構長官之命令者，會計人員應以書面聲明異議；如不接受，會計人員應陳報外交部或各該主管機關依法處理。