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法規內容

法規名稱: 外交部外交及公務郵袋作業要點
公發布日: 民國 109 年 03 月 16 日
發文字號: 外秘文字第10935513280號函
法規體系: 外交部
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一、為規範外交部(以下簡稱本部)與駐外機構間及駐外機構相互間之外交及公務郵袋傳遞作業
  事宜,特訂定本要點。
二、本要點用詞,定義如下:
(一)「外交郵袋」:指郵袋外觀註記有「DIPLOMATIC」或「 DIPLOMATIQUE 」字樣表明外交性
   質者。
(二)「公務郵袋」:指郵袋外觀註記有「OFFCIAL」字樣,享有或未享有「外交郵袋」之特權禮
   遇者。
三、外交及公務郵袋不得附寄任何與公務無關之函件及物品。違反規定經查明屬實者,視其情節輕
  重,簽報議處,並應自行負擔費用。
四、駐外機構間之公文往來應以外交及公務郵袋自行寄送,須經由本部代轉者,應先函報本部並分
  攤轉寄費用。
五、外交及公務郵袋之封裝及開拆,本部由秘書處指派專人負責辦理並監督之。駐外機構則由館長
  或館長指派主事級(含)以上館員負責辦理並由館長監督之。
六、外交及公務郵袋之寄送方式如下:
(一)「空運寄送」:以傳統帆布袋包裝並以空運(AIR CARGO)、航機(機長)便帶傳送者。
(二)「快遞寄送」:以國際快遞公司或郵局提供之國際快捷郵件(EMS)遞寄者。
  以「快遞寄送」寄遞非屬文件之物品,並以包裹方式辦理且內容物須填報價值者,寄遞後需將
  商業發票(Invoice)及快遞公司之提單號碼函報本部,以辦理免稅通關。
七、外交及公務郵袋之製作及標封,應依照下列規定辦理:
(一)外交及公務郵袋之製作:
1.空運寄送:以帆布縫製,袋口應裝銅質鈕孔,封口處用塑膠封條穿緊鈕孔,並以加封鉗鉗
 封;郵袋如係以拉鍊封合者,須以鎖頭將拉鍊接頭封鎖。郵袋外面並加備標籤或地址卡。
2.快遞寄送:以國際快遞公司或郵局提供之厚紙袋、防水袋包裝者,須注意封口處應密合;
 以紙箱、牛皮紙包裝者須堅實牢固,於騎縫處加蓋章戳。
(二)外交及公務郵袋之標封:
   外交及公務郵袋於標籤、地址卡或外觀上應標明下列各項:
1.寄件機關(構)名稱及地址。
2.收件機關(構)名稱及地址。
3.郵袋次數。
4.外交郵袋須於外封套上加註DIPLOMATIC或DIPLOMATIQUE字樣;公務郵袋須加註OFFICIAL
  字樣。
5.寄件機關(構)圓章戳記。
6.提單(waybill)號碼。
八、第七點所規定郵袋之標封式樣應分送海關、郵局及國際港口、機場之有關單位,以資識別。
九、製作外交及公務郵袋時,應於本部「郵務管理系統」(以下簡稱郵務系統)上,依序登列所裝
  文件物品並加以編號,登錄郵寄方式、提單號碼與郵袋次數,駐外機構並應登錄預定送達時間,
  核對文件清單與系統上資料一致後,列印乙份附寄袋內,並將資料上傳。
  郵袋寄出後,經辦人員應追蹤郵寄狀況,如有異常應即時通報本部並採取損害控管作為。
  收件機關(構)收到郵袋時,經辦人員應詳細核對清單所載件數與實附文件是否相符,並應於郵
  務系統上進行簽收或註記,遇有清單與系統資料不符者,以後者登錄之資料為準。
  於郵務系統簽收文件時,應注意登錄資料之正確及完整性,不合規定者,應請寄件機關(構)重
  新修正後再行簽收。
十、收到郵袋時,如發現郵袋次數與上一次所收郵袋之次數不能銜接(號次重複或跳漏),或郵遞時
  間有錯誤或郵袋遭拆封及其他可疑之處,應以最迅速方法先通知寄件機關(構),並向傳遞公司
  或郵局追查,另留存原有封套,以備查驗。
十一、其他機關與其駐外人員申請借用外交及公務郵袋合併寄遞者,應按下列規定辦理:
(一)申請借用外交及公務郵袋,以寄遞雙方往來公務文件及急要公務用品為限。
(二)其他機關與其駐外人員須經常互寄公務文件及急要公務用品而借用外交及公務郵袋者,均應先備
   函徵求本部同意,由本部秘書處審核同意後,函復該申借機關並副知有關駐外機構。
(三)前款經本部同意經常使用外交及公務郵袋者,於每次借用郵袋時,應備書函向本部或有關之駐外
   機構申請,其向本部申請者,由秘書處審定之;向駐外機構申請者,由館長審定之。
(四)第一款所稱急要公務用品,如錄音帶、錄影帶(不含空白錄音帶及錄影帶)、光碟片、隨身碟、
   影片、宣傳資料及管制進口中文書刊地區駐外機構所需之公務書報雜誌等。
(五)其他機關申請借用外交其他機關申請借用外交及公務郵袋之寄遞費用,按其實際重量計算郵郵袋
   之寄遞費用,按其實際重量計算郵(運)費,由各機關自行負擔,每月結算一次。(運)費,由
   各機關自行負擔,每月結算一次。
(六)其他機關申請借用外交及公務郵袋寄遞急要公務用品或大宗物件時,不得封口,由本部或有關駐
   外機構於必要時會同原機關負責人員檢查後始可封口。
十二、未依本要點辦理郵袋作業者,依情節輕重,納入駐外未依本要點辦理郵袋作業者,依情節輕重,
   納入駐外機構機構年終績效評年終績效評鑑,或依據「外交部獎懲作業要點」規定辦理。鑑,或
   依據「外交部獎懲作業要點」規定辦理。