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法規內容

法規名稱: 駐外機構財務收支權責劃分及經費支用應行注意事項
公發布日: 民國 94 年 06 月 06 日
修正日期: 民國 106 年 10 月 17 日
發文字號: 外主駐外字第10645516980號
法規體系: 外交部
圖表附件:
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一、會計事務職掌之劃分
(一)館長(或授權人)之權責
  1、財務收支事項監督控管。
  2、各項會計表報、收付憑證之核簽(章)。
 3、銀行存款戶支票之簽署。

(二)經手人之權責
  1、應依「政府支出憑證處理要點」(附件一)本誠信原則提出業務支出之憑證並對支付
      事實負全責。
  2、就有關支用之事由、數額、日期(時間)、受款人等在粘存單(或憑證)作必須之
      說明並核簽章)。

(三)會計人員之權責
  1、各項收付憑證之簽核。
  2、各項會計簿籍、報告之編製及核簽(章)。
 3、會計簿籍報告、檔案、資料庫磁片及會計憑證之保管。
 4、現金、財物、證券、票據之稽核。
 5、銀行存款戶支票之核簽。
 6、應收及墊付款項之催收核結。
 7、有關會計業務文書之擬辦及會核。
 8、採購事項之監辦(核)。
  9、薪俸津貼及工餉表冊之核章。
10、其他有關會計事務。

(四)出納人員之權責
     1、依據經會計人員簽核之合法收付憑證,辦理現金、票據、證券之收付及保管
          等事項。
   2、填具收款收據、送款單及開立支票。
     3、辦理匯款或收兌外埠往來款項。
     4、依據所開支票、匯(存)入款項登載現金出納備查簿,依據支付單據及提款
          紀錄登錄零用金備查簿。
     5、保管各種支票簿、送款簿、存摺存單、有價證券、高爾夫球證、債權憑證等。
     6、辦理同仁薪津發放。
      7、逐月核對銀行存款對帳單,是否與帳面結存相符,如有不符之處,應編製銀行
          存款調節表。另基於可在「駐外機構會計系統」內依銀行存款對帳單編製銀行
          存款調節表,爰館長可依駐外館處實際作業流程需要,另指定會計人員以「駐
          外機構會計系統」編製銀行存款調節表。

     8、 定期核對手存現金是否與帳面結存相符。
       9、辦理銀行帳戶印鑑之申請(更換)。

二、會計事務工作交代
  (一)館長更動時,除依公務人員交代條例辦理外,應將存管之會計憑證帳簿及報表,以
      及應收應付等未了之財物收支事項,分別列冊移交,歷年之會計憑證帳簿及報表等
      會計檔案,均應一併移交。新任館長接任前,如先由副館長(或資深同仁)代理業
      務時,應配合辦理舊任與代理館長財務移交,新任館長抵任後,代理館長應與其辦
      理財務移交。
  (二)會計人員異動時,應辦理交代,對於未了案件或事項應予釐清或說明。交代不清者
      ,應依相關法令懲處;因而致公庫損害者,並負賠償責任;與交代事項有關人員,
      應連帶負責並追償。
  (三)館長異動時,應併移交清冊及交接前一日會計報表(同下列報表)乙份報部備查;會
      計人員異動時,應製作交接前一日會計報表一式二份經館長(或授權人)核簽後,
      一份由駐外機構存卷,一份報部備查。會計移交清冊(封面包含移交人、接收人簽
      章)應包含下列報表:     
      1、平衡表
   2、日記簿
     3、經費累計表
     4、暫付款帳列數清理情形表
     5、代收款帳列數清理情形表
     6、專案經費帳列數清理情形表
   7、銀行對帳單影本
      8、銀行存款調節表
       9、現金明細表
      10、備用禮品控存表

三、經費處理注意事項
  (一)駐外單位館長應於核定經費數額內,妥為籌畫分配支用,年度終了或職務交接時,
      均不得超支;如有超支,概由館長自行負擔,會計、出納或相關人員如未盡事前告
      知之責,亦應負連帶賠償責任,以負控管經費不當之責。因帳務不清致國庫受損者
      ,館長、會計及出納人員應負釐清及連帶賠償責任。
  (二)實施經費統籌收附制度後,為使各項業務順利推展及經費有效運用,
      由駐外單位館長依權責配合各單位計畫需求,統籌妥適規劃彈性調配
      運用經費;行政運作經費分配應依業務重點及性質、經費支用狀況及
      未來業務推展,評估最適額度,據以執行。

  (三)駐外單位各項會計報告及憑證應在規定期限內結報,經常性經費於次月二十日前,
      專案經費並於事畢應即結報。經常性經費逾期二個月以上經催報仍未報送者,除將
      停撥下一個月之辦公經費外,並列入駐外機構及相關人員之績效考核。
  (四)僱用雇員及處僱人員,例如司機、工友、雜役等之管理與作業:
      1、駐外單位處僱雇員、司機、工友、雜役(含僕役)之進用及管理,應依據外交部
          內部控制作業項目「DB02駐外館處(含代表團)處僱雇員、司機、工友、雜役
          (含僕役)之僱用與管理作業」,並參考 「駐外機構雇員(乙類)管理要點」、
         「雇員僱用摘要表」、駐在國勞工法令、政府支出憑證處理要點、內部審核處理
          準則等規定,於年度核定經費額度內辦理。
      2、駐外單位因未遵照當地勞工法令或顯有疏失致與處僱雇員因辭退、退離職、僱
          用未符當地勞工規定等造成雙方訴訟或衍生爭議,自101年6月1日起所需訴訟費
          、律師費、和解金、賠償金、滯納金、追繳利息等,均由簽約之館長個人自行
          負擔,不得由公款列支;訴訟期間所需款項‧將由駐外單位先行墊付或通知前
          簽約之館長先行支付,不得向本部請撥專款支應。 
      3、駐外單位處僱人員之僱用、試用、提敘、調薪、考核及離(退)職等相關資料,
          應詳實登載於「駐外機構雇員管理系統」之「處僱人員維護」子系統,以利管
          理上之查核及勾稽各項支出費用。 
  (五)各項經費之報銷,不得有浮濫或不當不實之支出,尤其嚴禁變造單據、塗改單據金
      額或私人膳雜等費充報公帳或為巧立餽贈名目等情事。如有作偽,除剔減該筆金額
      外,並將追究責任,從嚴議處。
  (六)電子支付機具等開立之發票、收據及相關書據,僅列日期、貨品代號、數量、金額
      者,應由經手人加註貨品名稱;如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者,非
      本國文,應由經手人擇要譯註本國文。
  (七)公務支出應於支出憑證或摘要詳述支出事由,不得僅註記“公務用”等,以憑認定
      。因特殊原因,不能取得支出憑證者,經手人應開具「支出證明單」,詳述不能取
      得原因及支出事由,據以請款。
  (八)帳列各項兌轉款須檢附實際匯兌款項之證明。
  (九)職雇員薪津應以應發數額及代扣款項分別入帳,倘不得逕以核撥實發數列帳,導致
      會計紀錄記載不全,無法與經費累計表勾稽,造成報表表達錯誤。
  (十)各項支出憑證應由經手人黏貼於「支出單據粘存單」,經費結報時,得視實際作業
      流程,以下列兩種列報方式擇一列報:  
      1、列印駐外機構會計系統執行月結作業後之「支出單據粘存單」黏貼憑證報部。
    2、以傳統方式填寫之「支出單據粘存單」(僅書明當地幣及摘要)黏貼憑證,連同
          執行月結作業後所列印之各相關科目明細表一併報部,佐證該項支出或收入匯
          率及折計美金數。
  (十一)採購案於經費結報時,應檢附收據或發票、驗收證明文件及其他足資證明之相關
        文件;訂有合約者,應檢附合約副本或抄本。如無前項驗收證明文件時,應由驗
        收、點數或保管人員分別簽名。
  (十二)駐外機構報請本部在國內代為採購公務用品或代為國內支付,並由駐外機構收回
        暫付款之核銷程序:
        1、採購或代辦流程:駐外機構應於來文事先告知經費來源(如辦公費、交際費、
           館長到任交際費、國慶酒會專案、購置費或其他專案經費),由本部秘書處或
           業務單位辦理,單據在國內先行核銷並由本部將款項墊付廠商,本部嗣以發
           票、收據等交易日期當月第一個營業日之臺灣銀行即期買入匯率折計外幣並
           自駐外機構月撥經常費內收回。
        2、帳務處理:依「部函」所列「收回墊付月份」入帳,如經費來源為經常費(如
           辦公費、交際費),應以經常費科目「收入減項」入帳,不得以支出方式處理
           ;如經費來源為專案經費(如館長到任交際費、國慶酒會專案、購置費),應
           以專案經費科目「支出」入帳。
        3、核銷方式:於按月報部核銷單據中檢附「部函」影本,如代購公務用品中有
           禮品者,應登錄於當月之「備用禮品控存表」或檢附「贈禮名單」。 

  (十三)駐外機構會計人員應於館長交接、會計業務移交及每年6月底與12月底前將應結
        未結之暫付款、代收款、專案經費等,通知業務承辦人員清理,並依清理結果
        編製「暫付款帳列數清理情形表」、「代收款帳列數清理情形表」及「專案經費
        帳列數清理情形表」併入館長移交清冊、會計人員移交清冊及駐外機構每年6月
        與12月會計報告。
  
  (十四)駐外單位人員因公務需要之零星支出,無法以支票、匯款、公務信用卡支付款項
        時,得以個人銀行卡、現金卡或個人信用卡支付。 
四、辦公費支用注意事項
  (一)駐外機構人員因公使用通信設備經費應依「駐外機構支應同仁因公使用通信設備通
      話費要點」及相關規定辦理報支;國際長途電話費應嚴加管理,核銷時應檢附通話
      明細並逐項列明公務事由,如為私用,其費用一律由同仁自行負擔;列報自宅電話
      費,應逐項列明公務事由。公務行動電話通話費限以駐外機構館長及館員為支應對
      象。 
  (二)依法應由雇主提存處僱人員之退(離)職金應按月註明計算方式列冊於辦公費項下列
      報,無須由該等人員簽章,以免渠等誤認該退職金為薪俸之一部分而非僱主之提存
      ,興生勞資糾紛;有關存款證明或銀行帳戶存摺等務必列入保管。提存退(離)職金
      請以「代收款--提存退職金」科目列帳,俟其退職時提出給付。
  (三)物品係指購置使用年限未逹二年或金額在新台幣10,000元以下之消耗品(如辦公用
      品、燃料、零星用品等)或非消耗品(如器皿、窗簾、什項用品等),採購非消耗
      品時應依「財務分類標準」編製「非消耗品增加單」一式兩份隨經費報銷報部核備。
  (四)職務宿舍之個人用品(如:衛生用品、理容用品等)不得以公款列報,但館長初抵
      任所因公得汰購職務宿舍寢具用品一次。
  (五)駐外人員及雇員使用自有車輛執行公務,應按月依實際公務里(哩)程數申請補助,
      並填報「館處人員以自有車執行公務申報油料表」(附件二),檢附油料收據覈實報
      支,不得以個人簽收領據列報。使用油票之館處,於執行公務後按月填具油料申報
      表,向油票保管人申領。各館處於核銷油票費時應檢附購票收據及已核發油票之油
      料申報表。
  (六)駐外機構對國內訪賓以不邀宴為原則,但性質重要之公務訪賓可由館長或指定人員
      本撙節原則出面邀宴,並以一次為原則。接待國內訪賓(除立法委員、監察委員、
      院長級以上人員外)應落實簡樸節約政策。另不得列支非公務之參訪、球敘、旅遊等
      支出。
  (七)不得列報俱樂部及其他聯誼性社團等會費(包括入會費、月費、年費),如確因業務
      需要,應專案報部核准,並確實查填「俱樂部及其他聯誼性社團資料表」(附件三)
      報部。如係以個人名義申請入會者,應於人員異動時更新該表報部備查。
  (八)各種內部會議,應避免於用餐時間舉行,並以供應茶水為原則。
  (九)各種迎新送舊茶會,以館長為限,並應盡量儉樸節約,不得浪費。
  (十)返國公幹(含述職)人員往返途程中,因候(轉)機需要停留,其停留期間之差旅費
      報支方式: 
     1、返國公幹人員因路途遙遠或班機時刻無法及時銜接致必須在第三地作停留、過夜
         ,衍生之住宿費、膳食費及零用費等,得於「國外出差旅費報支要點」生活費日
         支數額內,核實檢據於辦公費列報。因非屬公務之繞道或停留所衍生之費用,應
         行自理。
    2、候轉機停留無住宿者,有實際必要之膳食及雜項支出,得於「國外出差旅費報支
         要點」所訂生活費日支數額百分之三十內,核實檢據於辦公費列報。
    3、直飛班機往返途程,因無實際必要膳、宿及雜項支出,不得列報差旅費。
  (十一)轄區訪問
      1.駐外人員於駐在國執行其業務赴外埠出差,未離開駐在國境,其住宿費、膳宿費
        及零用費應按「國外出差旅費報支要點」第十點所訂限額內,核實檢據列報。至
        於赴駐在國以外國家出差者,仍應依「國外出差旅費報支要點」相關規定辦理。
      2.駐地當地雇員如確有需要陪同出差,考量同一行程報支費用方式之一致性,其差
        旅費亦比照駐外人員方式辦理。超過正常上班時間外之公務行程,除報支旅費時
        間外,得報支加班費或補休。又該延長上班時間,除工作性質特殊,不包含「往
        返路程」、「住宿」等非執行職務時間,且需提出足資證明事實之紀錄。   
      3.館長配偶基於國際禮儀或為積極與駐在國政要建立情誼、加強互動,擬隨同館長
        岀席相關活動,應於事前報部核准後方得在辦公費項下列報交通費(含往返機票)
        及禮品費等,並應檢附報部核準函影本。
                                                      
  (十二)不得列報文康活動或旅遊補助、慶生會禮金或禮卷、同仁抵離任餐敘或紀念品。
                                                   
  (十三)公務車相關經費之列報:
        1.駐外機構館舍租約內含承租停車位者,以公務車輛為限,餘增租車位應由使用
          自行付費,不得以公款支付。
        2.自105年1月起,如公務車車位額外租賃,未併館舍租金支付者,請於「館舍租
          金」項下列支,總務人員應於支付車位租金之收據註明使用組別及租用車位數
          量,並以公務車數量為上限。
        3.公務車發生毀損衍生修繕費用,或需動支保險之重大修繕,應於報支前先釐清
          使用者之相關責任,始得於辦公費項下列支。
  (十四)不得列報致贈職員(包括外交部及其他政府機關派外人員)及其家屬婚喪喜慶之禮
        品、花籃(圈)等支出。
  (十五)購置使用年限2年以上且金額超過新臺幣1萬元之各項設備,應專案報部以「專案
        經費」列報,不得逕以「辦公費」列報,並應編製「財產增減表」1式2份隨單據
        專案報部核銷。 
五、交際費支用注意事項
  (一)副館長及館員交際與餽贈,原則應於事前填具交際費申請表報經館長核准後辦理,
      遇特殊情形無法於事前申請者,得先以口頭方式向館長報備,事畢應補填申請表報
      請館長核准。邦交國大使館專撥「首席館員交際費」,比照前款規定辦理。
  (二)交際費應用於與駐在國政、商、僑、學界連繫酬酢、餽贈之用,並本撙節原則辦理
      ,不得用於無關促進業務之交際。
  (三)交際費用於經常酬酢相同特定人員應敘明理由;雇員陪同交際應確屬公務需要始得
      為之。
  (四)館長、副館長交際費不得在館員交際費項下列報。各項交際費如不敷使用,得經館
      長同意後在辦公費項下列報。
  (五)因業務需要之重大政策性交際活動,可比例在各項交際費項下分攤列報。
  (六)與其他政府機關派外人員之酬酢、(含球敘或球敘後之餐飲等),不得以交際費或
      辦公費報銷。
  (七)列報交際費時應檢附宴客名單(附件四)、並書明每次宴客事由,賓客姓名、職銜、
      日期、地點、費用總額;如於館舍、官舍或住宅以自備材料宴客者,應取得原始支
      出憑證,並註明所購物品名稱、數量逐案列報,如其中有自用之物品或菸酒等應予
      剔除。
  (八)因公餽贈禮品,應依外交部內部控制作業項目「HB01駐外機構贈禮作業程序」辦理
      ,書明贈禮名單(附件五)、註明受贈人姓名、職銜、贈禮事由、日期、禮物名稱及
      金額等。已採購尚未贈送之禮品或酒類(含「館長交際費」購置部分),應由總務人
      員列入「備用禮品(含酒類)控存表」(附件六)控管,控存表內需詳列禮品置放地點
,    並依宴客或送禮耗用情形詳實登載。「備用禮品(含酒類)控存表」隨每月經費報銷
      報部,每年應定期盤點備用禮品(含酒類)並作成紀錄簽報館長核閱,遇有帳物不符
      ,應即查明原由並更正。
  (九)因處理案件屬機密性質未便提供宴客或送禮名單時,應加註來往之電(函)文號。
  (十)不得列報俱樂部及其他聯誼性社團等會費(包括入會費、月費、年費),如確因業務
      需要,應專案報部核准,並確實查填「俱樂部及其他聯誼性社團資料表」(附件三)
      報部,如係以個人名義申請入會者,應於人員異動時更新該表報部備查。
  (十一)「館長交際費」於年度執行中如有結餘,可勻應「辦公費」。
  (十二)宴客用酒及贈禮應考量賓客身分及業務需要,本撙節原則辦理,不得奢華浪費。
六、支援專款及獎補助費支用注意事項
  (一)支援專款及獎補助費係用於對駐在國小額請援或補助之用,凡對駐在國政府機關、
      民間團體、組織、智庫、僑團或個人之援(捐)贈款項(含捐款、贈款、補助款、
      香油錢及年節紅包等),金額在美金2,000元以上(含2,000元)者應事前專案報部
      同意後再行動支;美金2,000元以下者由館長依權責於「支援專款」及「獎補助費
     (專項其他)」項下支應。
  (二)各項援(捐)贈款項應依「外交部及駐外館處補(捐)助海外機構、團體及個人作業
      要點」(附件七)相關規定辦理。
  (三)辦公費及獎補助費(專項其他)應於核定數額內列支,不得超支或相互勻支,倘確因
      業務需要須調整辦公費及獎補助費額度時(兩項科目間調整,總額不變),應事先專
      案報部同意調整後始得列支。