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法規內容

法規名稱: 各機關駐外機構會計作業注意事項
公發布日: 民國 92 年 07 月 30 日
發文字號: 外會二字第09245006810號
法規體系: 外交部
圖表附件:
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一  各機關駐外機構會計事務之處理,除法令另有規定外,依本注意事項
    辦理。


二  本注意事項所稱駐外機構係指:
 (一) 外交部駐外機構。
 (二) 其他機關駐外機構。


三  會計年度之開始及終了,依預算法之規定。


四  各種公款除零用金外,均應以駐外機構名義存入國庫在國外之代辦機
    構或信用卓著、殷實可靠之銀行,事後應報各該管主管機關備案。
    各項支付款項,除小額款項以零用金支付外,其餘以開立支票付款為
    原則;支票之製發應由出納為之,支票之簽署除一人館外,應由二人
    以上共同簽署,辦理會計業務人員為當然簽署人。


五  會計及出納 (或經理財物) 業務應由駐外機構之職員分別擔任,如有
    特殊情形者,應專案陳報外交部或各該主管機關核准。


六  駐外機構經費尚未統籌運用前,其他機關駐外機構經費除人事費、內
    外互調及返國述職費用由各該主管機關辦理外,其餘業務費由各主管
    機關在分配數額度內,按月造冊送外交部彙總匯撥外交部駐外機構轉
    撥,並併入外交部駐外機構經常性經費列專項經費報銷。
    外交部駐外機構收到經費後,應依據經費清單資料分別悉數轉撥其他
    機關駐外機構,並以暫付款處理,其他機關駐外機構依經費核銷程序
    辦理,當月份經費應於次月十五日前檢附經核章之經費收支明細表,
    連同支出憑證裝訂成冊,送外交部駐外機構核轉外交部。


七  駐外機構之經費,分類如下:
 (一) 經常性經費:係外交部按月匯撥之人事費、租金、辦公費、交際費
      、購置費、支援專款及其他機關駐外機構併報銷之業務費,以及經
      外交部或各該主管機關規定併指定月份經費報銷者屬之。
 (二) 專案經費:係外交部及各主管機關執行特定計畫之專案核撥經費,
      並須專案報銷者屬之。


八  前項經常性經費不得將下月或下期經費提前支用,遇有剩餘時,得轉
    入下月或下期繼續支用,但以同一會計年度為限。年度終了或館長交
    接時,應辦理結算或結帳,其有超支情形者,應由可歸責之館長負之
    。


九  各項會計報告及憑證應在規定期限內結報,經常性經費於次月二十日
    前,專案經費於事畢應即結報。逾期未報送者列入駐外機構及相關人
    員之績效考核。
    經常性經費報銷,為便於年度終了時確實結清當年度應付未付款項,
    每年十二月份經常性經費報銷,得展延至次年三月十五日前結報。外
    交部亦應於次年四月三十日前完成當年度駐外機構經費之核結及賸餘
    經費之繳庫,並將核結情形彙送審計機關。至次年一月份經常性經費
    報銷,亦得順延至三月十五日前結報。
    經常性經費報銷之遞送,除另有規定必須備文者外,一律使用會計報
    告及憑證遞送單(附表一)。


一○  駐外機構財產處分應依國有財產法規定辦理,其屬動產者,如家俱
      、機器用具、車輛等,應先報經外交部核准,其屬不動產者,應報
      經外交部核准,並徵得財政部同意後,依預算程序為之。


一一  會計報告之種類如下:
   (一) 平衡表:本表為表達駐外機構在某一時日資力 (資產) 及負擔 (
        負債) 之靜態會計報告。 (附表二)
   (二) 經費累計表:表達駐外機構在某一段期間內人事費、租金、辦公
        費、交際費、購置費、支援專款、專項經費等經常費各科目之收
        、支及結餘情形。 (附表三)
   (三) 暫付款明細表:表達截至當月份暫付款明細之報表。 (附表四)
   (四) 代收款明細表:表達截至當月份代收款明細之報表。 (同附表四
        )
   (五) 規費收入明細表:表達截至當月份規費收入明細之報表。 (同附
        表四)
   (六) 專案經費明細表:表達截至當月份專案經費明細之報表。 (同附
        表四)
   (七) 押金明細表:表達截至當月份押金明細之報表。 (同附表四)
   (八) 部撥押金明細表:表達截至當月份部撥押金明細之報表。 (同附
        表四)
   (九) 有價證券明細表:表達截至當月份有價證券明細之報表。 (同附
        表四)
   (一○) 週轉金明細表:表達截至當月份週轉金明細之報表。 (同附表
          四)
   (一一) 零用金明細表:表達截至當月份零用金明細之報表。 (同附表
          四)
   (一二) 部撥週轉金明細表:表達截至當月份部撥週轉金明細之報表。
           (同附表四)
   (一三) 應收款明細表:表達截至當月份應收款明細之報表。 (同附表
          四)
   (一四) 應付款明細表:表達截至當月份應付款明細之報表。 (同附表
          四)
   (一五) 匯兌盈虧明細表:表達截至當月份匯兌盈虧明細之報表。 (同
          附表四)
   (一六) 上年度經常費明細表:表達截至當月份上年度經常費明細之報
          表。 (同附表四)
   (一七) 人事費明細表:表達當月份人事費明細及截至當月止結餘之報
          表。 (附表五)
   (一八) 租金明細表:表達當月份租金明細及截至當月止結餘之報表。
           (同附表五)
   (一九) 辦公費明細表:表達當月份辦公費明細及截至當月止結餘之報
          表。 (同附表五)
   (二○) 交際費明細表:表達當月份交際費明細及截至當月止結餘之報
          表。 (同附表五)
   (二一) 購置費明細表:表達當月份購置費明細及截至當月止結餘之報
          表。 (同附表五)
   (二二) 支援專款明細表:表達當月份支援專款明細及截至當月止結餘
          之報表。 (同附表五)
   (二三) 專項經費明細表:表達當月份專項經費明細及截至當月止結餘
          之報表。 (同附表五)
   (二四) 美金兌換明細表:本表用以表達當月份匯率之報表。 (附表六
          )
   (二五) 現金明細表:表達當月份以現金收入及支出之報表。 (附表七
          )
   (二六) 銀行存款明細表:表達當月份以銀行存款收入及支出之報表。
           (附表八)
   (二七) 銀行存款調節表:本表用以解釋每一銀行存款帳戶對帳單「結
          存金額」,與駐外機構帳面「銀行存款結存金額」發生差異原
          因之報表。 (附表九)
   (二八) 經費收支明細表:凡每月併駐外機構經常費列專項經費報銷之
          其他機關駐外機構經費,所應編送之收支明細表。 (附表十)


一二  會計簿籍之種類如下:
   (一) 日記簿:日記簿為序時簿之一種,所有財物收支及轉帳事項,均
        應依財物收支及轉帳事項發生之順序登記之。 (附表十一)
   (二) 現金出納備查簿:係出納人員記載所有現金及銀行存款收支事項
        之備查紀錄,應依發生之順序登記之。
   (三) 零用金備查簿:係經管零用金之出納人員,根據所取得之原始支
        出憑證,對零星支出所登記之備查紀錄。出納人員應隨時逐筆登
        入,於支付相當數額時,按類別整理歸類,送會計人員審核,依
        規定程序撥還。


一三  駐外機構應按月結報經常性經費,並應編送下列各項報表及資料:
   (一) 會計報告及憑證遞送單
   (一) 會計報告:
        1 日記簿
        2 平衡表
        3 經費累計表
        4 暫付款明細表
        5 代收款明細表
        6 專案經費明細表
        7 銀行存款調節表 (並附銀行存款對帳單影本)
        8 經費收支明細表
   (二) 應編送其他報告:
        1 財產或物品增減表
        2 支出憑證黏存簿 (所附支出單據黏存單應依經費累計表內各項
          科目次序整理列報)


一四  會計科目代號、名稱及內容說明如下:
   (一) 資力 (資產) 科目:
        1 110 現金:駐外機構經管之當地幣現金及美金現金。
        2 120 銀行存款:駐外機構當地幣銀行存款及美金銀行存款。
        3 130 零用金:凡撥付額定零用金,以備零星支用之現金;駐外
          機構核定零用金額度不得逾外交部核定每月辦公費數額之半數
          。
        4 140 押金:凡依規定付出與收回之保證金、押金等。
        5 150 有價證券:凡可以變現之證券。
        6 170 兌轉款:以美金兌換當地幣專用科目。
        7 180 週轉金:特殊業務所需週轉用款額。
        8 190 應收款:凡已發生應收未收之款項。
        9 700 暫付款:凡未確定用途之經費支出及其他由公款墊付尚待
          報銷或待清理結案之款項。
   (二) 負擔 (負債) 科目:
        1 001 預領經費:凡由外交部或其他機關核撥駐外單位經費尚未
          支用者屬之。
        (1) 100 人事費:
            10001 職員薪資:凡駐外機構職員,依現行待遇標準支給之
            薪俸。
            10002 雇員薪資:駐外機構在預算員額內核准雇用之雇員,
            依現行待遇標準支給之薪俸。
            10003 房租補助費:駐外機構職員房租補助費。
        (2) 200 租金:包括館舍及職務宿舍租金。
        (3) 300 辦公費:包括水電、通訊、文具、汽油費、雜役工資及
            雜項等支出。
        (4) 400 交際費:用以與駐在國政、商、僑、學界連繫酬酢之用
            ,分館長交際費、副館長交際費、首席館員交際費、館員交
            際費四項。
        (5) 500 購置費:購置使用年限達二年及金額超過新台幣一萬元
            之財產。
        (6) 600 支援專款:駐在國小額請援補助。
        (7) 710 專項經費:其他機關駐外機構預算編列於外交部主管預
            算,其經費亦併駐外機構經費報銷者,或經外交部指示併月
            份經費報銷之專項經費。
        (8) 900 專案經費:凡由外交部及各該主管機關核撥之各種專案
            經費,並指示專案報銷者。
        2 210 應繳規費收入:凡應繳交各種護照及簽證費、各項證明書
          費等之收入。
        3 220 上年度預領經費:上年度預領經費轉入數。
        4 230 部撥週轉金:外交部撥借駐外機構墊付款項之用。
        5 240 部撥押金:外交部撥借駐外機構支付租用館舍、職務宿舍
          押金等之用。
        6 250 應付款:凡已發生應付未付之款項。
        7 260 匯兌盈虧:匯兌盈餘以正數表示,虧損以負數表示。
        9 800 代收款:凡代收代付之款項。


一五  駐外機構與領務有關之各項行政規費收入,應依照「駐外館處領事
      規費作業須知」辦理。


一六  華僑捐獻國家或用以舉辦國家各種事業之各項捐款或捐獻其他財物
      及有價證券,凡可以隨時變現者,其收支處理,應遵照行政院訂定
      發布之「統一捐獻金收支處理辦法」辦理。
      國內外各機關轉發經費或私人委託保管款以及僑民遺產等款項均應
      分別入帳,每筆應詳細記載不得遺漏。


一七  公款存款之利息收入及各項預算外收入,應依規定專案報外交部繳
      庫。
      各項退稅款之收入,除經常費在當年度之退稅收入得以「支出收回
      」方式處理外,以前年度經費支出之退稅收入及專案款項之退稅款
      等,均應依規定解繳外交部,不得挪移墊用。


一八  駐外機構之支出,應經館長核定,其因支出而取得之原始憑證,應
      由經手人黏貼於支出單據黏存單並核章後,送會計人員審核。
      會計人員依相關規定審核支出憑證後,除零星支出以零用金支付外
      ,應送請出納人員開立支票,出納人員將支票連同支出憑證移送會
      計人員核 (簽) 章,並據以登錄會計系統之日記簿,再轉陳館長分
      別於支票及支出單據粘存單簽章後,送交出納人員辦理支付。


一九  會計人員應辦理之會計事務包括下列各項:
   (一) 各項收付憑證之簽核。
   (二) 各項會計簿籍、報告之編製及簽章。
   (三) 會計簿籍報告及會計憑證之保管。
   (四) 薪俸津貼及工餉表冊之核章。
   (五) 現金、財物、證券、票據之稽核。
   (六) 銀行存款戶支票之會簽。
   (七)  應收及墊付款項之催收核結。
   (八) 有關會計文書之擬辦及會核。
   (九) 採購事項之監辦。
   (一○) 其他有關會計事務。


二○  會計憑證關係現金、票據、證券之出納,非經會計人員簽名或蓋章
      ,不得為出納之執行。對外之收款收據,應經會計人員之簽名或蓋
      章。


二一  各項費用支出憑證,應依行政院主計處訂定之「支出憑證處理要點
      」規定辦理。


二二  凡罰款性質之支出,如:違規停車、滯納金等,均應由責任當事人
      負擔,不得以公款報支。


二三  交際費支出,如係因公餽贈禮品,應註明受贈人姓名、職銜、日期
      、禮品名稱等;如係宴客 (自備材料宴客者,應註明所購物品名稱
      ) 應填具宴客名單。


二四  駐外機構經費均以美金匯撥,如以美金以外之貨幣收入或支出,會
      計系統將自動折算為美金列報;每月經常性經費報銷應檢附當月份
      各次實際兌換當地貨幣之銀行兌換水單予以證明;如在自由市場兌
      換,應檢送經館長、會計、出納及經手兌換人簽章之兌換證明單,
      兌換證明單之內容,應包含兌出美金數額、兌入當地貨幣數額、折
      合率及兌換年月日等項目。


二五  駐外機構應根據合法之憑證以「駐外機構會計系統」詳實登錄,其
      操作方式依「駐外機構會計系統操作範例」辦理。


二六  會計人員於每月終了,應就公款之存款銀行對帳單結餘數、駐外機
      構帳載銀行存款結餘數及出納人員編製之銀行存款調節表,核對相
      關帳項,如有錯誤,應即處理。


二七  各種會計憑證,應自總決算公告日起,至少保存二年;各種會計報
      告、帳簿及重要備查簿,自總決算公告日起,至少保存五年。但日
      報、月報之保存期限,得縮短為三年。其屆滿各該年限者,報經外
      交部或各該主管機關及審計部之同意,始得銷毀之。奉准銷毀文件
      ,仍應抄存目錄備查。


二八  會計資料採用電腦處理者,其電腦儲存體相關檔案之紀錄,視為會
      計簿籍。
      駐外機構各項會計檔案,包括會計憑證、會計報表、記載完畢之會
      計簿籍、電腦處理會計資料之儲存體及電腦處理會計手冊,均應分
      年編號收藏,並編製目錄備查。


二九  會計檔案遇有遺失、損毀等情事時,會計人員應陳報館長及外交部
      或各該主管機關,並由外交部或各該主管機關轉送行政院主計處及
      審計部,非經審計部認為其對善良管理人應有之注意並無怠忽,且
      予解除責任者,應付懲戒。


三○  會計人員對於不合法之會計程序或會計文書,應使之更正,不更正
      者,應以書面敘明不合法事由,陳報館長依法處理。
      前項不合法之行為,由於該駐外機構長官之命令者,會計人員應以
      書面聲明異議;如不接受,會計人員應陳報外交部或各該主管機關
      依法處理。