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法規內容

法規名稱: 外交部檔案應用規定
公發布日: 民國 83 年 07 月 26 日
修正日期: 民國 93 年 12 月 08 日
發文字號: 外檔一字第09337009860號
法規體系: 外交部
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     壹  總則
一  外交部 (以下簡稱本部) 檔案之應用,除法令另有規定外,依據本規
    定辦理。


二  本規定所稱檔案,係指本部暨所屬機關 (構) 歷來經辦業務有關之文
    書、圖表及相關文件資料經整理歸檔管理之案卷。


三  本部檔案經移送檔案管理局、中央研究院近代史研究所、國史館或其
    他機關典藏運用者,依各該機關所訂規章辦理應用事宜。


     貳  檔案應用申請
四  申請應用本部檔案應事先填具「外交部檔案應用申請書」 (如附件)
    。
    申請人得申請閱覽、抄錄及複製檔案,本部以提供複製本為原則;其
    有使用檔案原件之必要者,應於申請時記載其事由,本部基於檔案陳
    舊有損壞之虞,得拒絕提供檔案原件。
    前項申請人如為外國籍,應提出研究計畫綱要。此等申請人並應檢附
    其所屬學術 (研究) 機構、其本國外交機關或駐華使領館 (或代表處
    ) 之推薦函;惟申請人倘係依據與我交流合作計畫從事研究者,得以
    提出我方合作機構之推薦函替代之。


五  申請人如需助理陪同或由代理人應用檔案,應事先提出申請。
    前項助理、代理人須年滿二十歲具有法律行為能力且以一人為限,申
    請人對其助理、代理人之行為負連帶法律責任。


     參  申請審核及回覆
六  本部開放申請應用之檔案,以無下列情形之一者為限:
 (一) 有關國家機密者。
 (二) 有關犯罪資料者。
 (三) 有關工商秘密者。
 (四) 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
 (五) 有關人事及薪資資料者。
 (六) 依法令或契約有保密之義務者。
 (七) 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
    其他政府機關因公務應用本部檔案經專案核准者,得不受前項規定之
    限制。


七、本部受理申請案件後,由檔案資訊處進行審閱,業經審查奉准對外開
    放之檔案,逕提供申請人應用;尚未審查之檔案,儘速依審查程序送
    審。
    對於前項申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內,以書面通知申
    請人。其准許應用者,應載明同意應用之檔案冊數,指定應用時間及
    場所。駁回申請者,應載明其理由。


八  本部於審查應用申請時,如認其不合規定程序或資料不全者,應通知
    申請人於七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回申請。如有
    補正資料者,審核期限自申請人補正之日起算。


     肆  閱覽、抄錄或複製檔案
九、本部檔案僅限在部內提供查閱,申請人獲准應用檔案時應親自或由其
    助理陪同或由代理人於本部指定之時間、處所應用檔案。


一○  申請人閱覽、抄錄或複製本部檔案悉依檔案管理局制定之「檔案閱
      覽抄錄複製收費標準」收取費用。複製檔案由本部專人為之。


一一  閱覽、抄錄檔案時不得有下列行為:
   (一) 將檔案攜出指定之閱覽場所。
   (二) 撕頁、抽取、更換、塗改、添註、鉤畫、折疊或污損檔案。
   (三) 拆散或重組已裝釘完成之檔案。
   (四) 偽造、變造、竊取或毀損檔案。
   (五) 私自拍攝或複製未許可複製之檔案。
   (六) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。


     伍  附則
一二  違反第十一點規定者,除依檔案法第二十六條究辦外,並停止其閱
      覽、抄錄檔案之權利。


一三  研究人員對其參考本部檔案完成之著作內容,如涉及著作權事項,
      應依著作權法及相關規定辦理。
      前項著作發表或出版後,應即贈送本部二冊以供參考。