一、外交部（以下簡稱本部）為提升採購效率，並確立本部及所屬機關(構)採購權責劃分，特訂定本注意事項。
二、本注意事項所稱上級機關為本部；所屬機關(構)為台灣美國事務委員會、領事事務局、外交及國際事務學院、駐外機構。
三、本注意事項所稱請購單位，為各機關(構)採購標的之使用、需求或控管單位。控管單位係指採購標的之預算編列且自行控管之單位或人員；採購單位，為各機關(構)之採購單位或採購人員；會計單位，為各機關(構)之主(會)計單位或主(會)計人員；政風單位，為各機關(構)之政風單位或政風人員；法務單位，為各機關(構)之法務單位。
四、政府採購法(下稱採購法)規定應報請上級機關核定、核准、派員監辦、備查及同意之事項，均應依「政府採購法規定須報上級機關核准核定同意備查事項外交部與所屬機關構權責一覽表」及「採購契約變更或加減價核准監辦備查規定外交部與所屬機關構權責一覽表」之規定辦理。
通案核准事項，本部將定期查核檢討執行情形，所屬機關(構)應建立相對之內部控制機制。
五、本注意事項所稱之採購，依據採購法第二條，指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭等。
六、請購單位之簽辦內容應載明案件緣起、採購標的性質、採購金額、預算金額、經費科目、招標方式、決標原則、決標方式、特殊需求等相關事項（例如：預期效益或用途、排除適用GPA及協定之原因、履約起訖期間及與前案之差異或修正處等）。經核准後將移辦單(含奉核後之簽文影本)或請購單送交各該機關(構)之採購單位依採購作業規定辦理：
(一)公告金額以上：以簽案方式請購，經由控管、會計及採購單位會簽後，由部、次長、主任秘書核定；所屬機關(構)由相當職級者核定。
(二)未達公告金額而逾公告金額十分之一：以簽案方式請購，經由控管、會計及採購單位會簽後，由機關(構)首長或其授權人員核定。
(三)公告金額十分之一以下或共同供應契約訂購案（耗材類）：以填列請購單方式請購，本部授權由控管單位主管核定；所屬機關(構)由相當職級者核定。
(四)所屬機關(構)報本部專案撥款之請購案，應先會相關主管單位同意後，報請機關首長或其授權人員核定。
以比議價方式辦理之限制性招標，請購單位應於簽辦文件載明個案適用法規之依據、邀請指定廠商之適當理由。但採議價方式辦理者，應敘明不採比價辦理之原因。
七、機關(構)辦理巨額採購應簽報機關(構)首長或其授權人員核准「巨額採購使用情形及效益分析」，並於使用期間內逐年（於政府電子採購網）向主管機關提報。如為巨額工程採購，應依採購之特性及實際需要，成立採購工作及審查小組，協助審查採購需求與經費、採購策略、招標文件等事項，及提供與採購有關事務之諮詢。前述以外之採購認有成立該小組必要者，準用之。
八、本部及所屬機關(構)辦理公告金額以上之採購，應由採購專業人員承辦或經採購專業人員審核、協辦或會辦。駐外機構則為新臺幣三百萬元以上。
九、招標方式：
請購單位應依個案性質及採購金額簽辦，其招標方式如下：
(一)公告金額以上之採購，以公開招標、選擇性招標或限制性招標為之。但符合採購法第二十二條第一項各款情形者，得採限制性招標。
(二)未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購，得依「中央機關未達公告金額採購招標辦法」辦理。
(三)公告金額十分之一以下之採購，得逕向廠商採購。但應踐行查詢該廠商非屬依採購法第一百零一條刊登之拒絕往來廠商，並提醒廠商確認其是否為公職人員利益衝突迴避法第二條及第三條之公職人員或其關係人，以避免交易行為違反公職人員利益衝突迴避法第十四條等相關規範，以及注意其價格合理性。
(四)如採購標的得經共同供應契約訂購，應於簽陳或請購單敘明擇定廠商之理由及履約期限，簽奉核可後下訂。
十、招標文件製作程序如下：
(一)
請購單位應採主管機關（行政院公共工程委員會）所訂最新範本(下載路徑：外交服務網/文件管理/資源分享區/採購文件範本壓縮檔)，研擬契約書草案、投標須知及資規格文件（含投標廠商資格審查表、技術規格、服務建議書說明文件等），依計畫性質選定決標方式，併同全程重點摘要單會辦採購、會計及政風等相關單位審查。但履約條件複雜、易滋爭議者，得先會請法務單位協助審查。招標文件不採最新範本之例外應經簽奉核准。
(二)
保留後續擴充權利需於招標公告及招標文件敘明後續擴充之期間、金額或數量，並將後續擴充金額計入採購金額。
(三)
考量招標簽陳作業所需時間及適當等標期，適時提出請購完成簽核程序，交貨或履約完成日期應訂定合理期限。
(四)
招標文件得先行製作，於請購時一併簽辦，以縮短採購期程。
(五)
採最有利標、準用最有利標、參考最有利標精神及評分及格最低標之評選項目、評審標準及評定方式有前例或條件簡單者，得由機關(構)自行訂定或審定，其前例或條件簡單情形需於採購簽陳敘明。如前述「評選項目、評審標準及評定方式」由評選委員會審定，需於審定後，併同招標文件簽會採購、會計及政風單位，由招標文件核定人核定。
(六)
預算金額達新臺幣一百五十萬以上之工程，應於招標前查填「公共工程開工管制條件機關應辦事項檢核表」，並經機關(構)首長或其授權人員核定。
十一、
招標文件核定人如下：本部由機關首長或其授權人員核定；所屬機關(構)採公開招標最有利標決標之案件，由上級機關首長或其授權人員核定。前述以外招決標方式之案件，自行依權責核定。
十二、
開標主持人如下：
(一)
本部採購案預算金額達查核金額者，為秘書處簡任級以上人員；未達查核金額者為秘書處科長；所屬機關(構)自行依權責擔任。
(二)
各級開標主持人因故無法親自主持者，得授權代理人員主持。
十三、
監辦方式，應依下列規定方式辦理：
(一)未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購，於開標、比價、議價、決標及驗收時，應通知會計、政風單位派員監辦。會計、政風單位有特殊情形者，得不派員監辦。公告金額十分之一以下之採購，採購單位得不通知監辦。其通知者，會計及政風單位得不派員。
(二)公告金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收，應由會計、政風單位會同監辦。但經機關(構)首長或其授權人員核准者，得採書面審核監辦或不派員監辦。
(三)採購評選委員會（評審小組/審查委員會/評審委員會）之會議及非屬開標、比價、議價、決標、驗收等程序之其他事項，不適用監辦辦法。
十四、
底價核定人如下：
(一)
本部預算金額達查核金額五分之一以上之採購，為機關首長或其授權人員；未達查核金額五分之一之採購，為秘書處處長。
(二)
所屬機關(構)之底價核定人自行依權責核派。
十五、
招決標方式依「政府採購法規定招決標方式／外交部與所屬機關構權責一覽表」規定辦理。
十六、
採購單位之公開招標、公開評選、公開取得廠商書面報價或企劃書、註銷、更正、決標等公告及決標定期彙送、公示送達等，應依下列作業程序辦理：
(一)進入政府採購資訊網路輸入機關代號及密碼後，依其作業程序，完成刊登政府採購公報或公開於主管機關資訊網路之資料傳輸工作。
(二)駐外機構辦理或受託辦理公開招標或選擇性招標之採購，其招標公告或資格審查公告之資訊，未於我政府採購資訊網路刊登政府採購公報者，應將公告刊登於駐在國政府或民間廣泛使用之採購資訊網路，並公開於主管機關建置之採購資訊網路及該駐外機構之資訊網路。該駐外機構無資訊網路者，得以本部網路代之。
十七、
本部採購書面契約之簽訂，除有特殊情形須簽報機關首長或其授權人員代表立約或另指定代表人立約外，均授權秘書處處長為立約代表人；所屬機關(構)由各該機關(構)首長或其授權人員為立約代表人。契約副本應分送請購單位、會計單位、政風單位及有關單位。
十八、
請購單位應依契約約定事項，於履約期間查察得標廠商之履約進度、品質管理及有無違反政府相關法令事項。接獲得標廠商書面通知備驗或可得驗收之程序完成後，除契約另有規定外，應於七日內會同廠商，依據契約核對完成履約之項目及數量，以確定是否完成履約，如另有委託廠商辦理專案管理或監造等作業，應請該廠商會同辦理。
十九、
驗收方式，應依下列規定辦理：
(一)
主驗人員：工作為主持驗收程序，抽查驗核廠商履約結果有無與契約、貨樣規定不符，並決定不符時之處置。驗收結果與規定不符之事項屬重要者，應擬訂處置方式由請購單位簽報機關(構)首長或其授權人員核准。請購單位應於驗收前簽請核派適當人員擔任主驗人員，指派時需考量其專業性及對於採購標的之熟稔程度，並依下列原則由請購單位簽請核派：
1.契約價金達查核金額五分之一者，本部由簡任級以上人員擔任；所屬機關(構)由首長或其授權人員自行核派。
2.
未達查核金額五分之一者，由科長級以上人員擔任。
(二)
會驗人員：為接管或使用單位人員，會同抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定不符，並會同決定不符時之處置。但採購事項單純者得免之。
(三)
協驗人員：協助辦理驗收有關作業，由承辦採購單位人員及受委託之規劃設計、監造專業人員或機構擔任，但無受委託之規劃設計、監造專業人員或機構者，得免之。
(四)
監驗人員：採購案依規定有監驗人員者，其工作事項為監視驗收程序。
二十、
採購金額逾公告金額十分之一採購案件，其採購過程有開標、比價、議價、流標、廢標、決標、評選委員會各次會議與評選（評審/審查）會議、協商及驗收者，均應作成書面紀錄。
二十一、
各項採購支出費用，申請付款時，應依其請購方式，依下列規定辦理：
(一)
以請購單請購者：請購單位或採購單位將發票或收據黏貼於支出單據黏存單上，後附請購單正本、簽收單或書面驗收憑證等文件，經有關人員簽章後，彙送會計單位，作為審核付款及送審之依據。
(二)以簽案請購者：請購單位依契約規定，將發票或收據黏貼於支出單據黏存單上，後附契約規定之給付憑證、核准簽影本及相關證明文件，經有關人員簽章後，彙送會計單位，作為審核付款之依據。
駐外機構向本部專案申請撥款之採購案件，於付款後將其所核付之原始支出憑證及其他依規定應附之相關表件彙送本部辦理核銷作業。
二十二、
主管機關、審計部及本部得隨時查核所屬機關(構)採購進度、存貨或其使用狀況，亦得命其提出報告。
二十三、
本注意事項未載明事項，依採購法相關規定辦理。